Los Servicios de Certificación CCOF (SC CCOF) deben garantizar que cada operación certificada sea inspeccionada al menos una vez al año. Con el elevado número de inspecciones que coordinamos, las inspecciones anuales de una operación determinada suelen tener un intervalo de entre siete y 16 meses. Los inspectores independientes y el personal de operaciones de inspección se esfuerzan por planificar y programar viajes eficientes, lo que a menudo requiere programar varias inspecciones por viaje para reducir sustancialmente los gastos de viaje facturados a cada operación. Nuestro equipo de operaciones de inspección agrupa las inspecciones en grupos eficientes y, a continuación, los inspectores planifican sus viajes de la forma más económica posible y se ponen en contacto con los clientes para concertar las citas.
1. 1. ¡Sé flexible! Para las inspecciones rutinarias, el CS del CCOF intenta acomodarse razonablemente a las preferencias de programación de los clientes. Sin embargo, cuanto más flexible y complaciente sea usted con la fecha y hora de la cita deseada por el inspector, mayores serán las posibilidades de que el inspector pueda confeccionar un programa de viaje que optimice el coste de viaje por cliente.
2. Mantente en contacto. La programación de inspecciones requiere una comunicación bidireccional. La comunicación oportuna es clave para que su inspector pueda optimizar con éxito los planes de viaje. Cuanto antes le devuelva el correo electrónico o la llamada telefónica, más baratos le resultarán los gastos de preparación y desplazamiento. Una vez que tanto usted como el inspector hayan confirmado la hora y la fecha, el inspector normalmente organizará otras inspecciones en torno a la misma. Por lo tanto, cancelar o cambiar una cita de inspección es probable que interrumpa el flujo y la eficiencia de todo un viaje de inspección, afectando no sólo a usted, sino también a todos los demás clientes involucrados.
3. Mantenga actualizada su información de contacto. Compruebe su MyCCOF para revisar y actualizar su información de contacto, o actualícela enviando un correo electrónico a inbox@ccof.org con el nombre/código de su operación en el asunto. Proporcione detalles sobre la(s) dirección(es) de correo electrónico y/o el(los) número(s) de teléfono que necesita actualizar, e indique cuáles son las opciones principales o primeras. Recopilaremos y actualizaremos esta información para que esté a disposición de los inspectores cuando intenten ponerse en contacto con usted.
La mayoría de las operaciones de CCOF CS cooperan de manera oportuna para programar las inspecciones. Con el fin de fomentar una programación cooperativa y fiable, y para recuperar una parte de los costes asociados a las interrupciones en la programación, CCOF puede cobrar por el tiempo y los gastos incurridos más una penalización de $50 por las inspecciones canceladas por el cliente con menos de 48 horas de antelación. Además, a la segunda solicitud para programar una inspección, el cliente dispone de cinco días laborables para responder, o CCOF CS podrá facturar una penalización de $50. El incumplimiento continuado de programar una inspección da lugar a un aviso de incumplimiento que debe resolverse para mantener la certificación.
Las inspecciones constituyen la columna vertebral de la credibilidad de su certificación orgánica. Este valor se refleja en su gasto y esfuerzo. El tiempo de viaje y preparación del inspector repercute en el coste final. Al ser flexible y receptivo a la hora de programar su inspección, y al mantener sus citas de inspección, usted será capaz de mantener sus costos de viaje de inspección lo más bajo posible.