Las operaciones deben tener sistemas para verificar que los proveedores y los productos recibidos son orgánicos certificados. Todas las operaciones certificadas por el Programa Nacional Orgánico del USDA tienen un archivo PDF del certificado actualizado en el Organic Integrity Database (base de datos de integridad orgánica) (OID), así como un archivo PDF de perfil de operación OID en el que se indican superficies, cultivos, productos, etc. El CCOF y muchas otras certificadoras también crearán sus propios apéndices (no disponibles en la OID) que incluyen más información que el perfil de operación de la OID.
Para verificar proveedores y productos, las operaciones pueden mantener archivos PDF o copias impresas de los certificados orgánicos y sus apéndices y/o verificar regularmente los datos en la OID u otros sitios web de acceso público, como los sitios web de la UE o de las certificadoras. Mantener archivos PDF o copias impresas es una buena práctica incluso si también verifica el estatus en la OID. Lo que se considera suficiente para la verificación del proveedor depende de múltiples factores:
- Los apéndices generados por el certificador son necesarios para verificar las marcas. No basta con revisar la OID; debe conservar el archivo PDF del apéndice de ese proveedor, a menos que el certificador tenga un sitio web a disposición del público en el que indique la información completa (lo que es poco probable por motivos de confidencialidad).
- Por ejemplo, si usted es propietario de una marca propia que trabaja con un coenvasador, debe comprobar que sus productos de marca figuran en el anexo de dicho coenvasador.
- Si exporta, las adendas generadas por el certificador son necesarias para verificar el cumplimiento internacional de sus proveedores. No basta con revisar la OID; debe mantener archivos PDF de los apéndices de sus proveedores, a menos que exista un sitio web de acceso público que indique la información completa.
- Por ejemplo, si exporta productos orgánicos a la UE, debe comprobar que los ingredientes que compra cumplen la equivalencia EE.UU.-UE.
- Si se abastece de proveedores certificados según normas distintas a las del Programa Nacional Orgánico (proveedores fuera de Estados Unidos), debe conservar copias en PDF de los certificados y anexos, a menos que exista un sitio web de acceso público que indique la información completa.
- Si la OID u otro sitio web de acceso público contiene información suficiente para verificar la conformidad del proveedor y del producto, puede confiar únicamente en la OID en lugar de mantener copias en PDF de las certificaciones/adenda, aunque mantener copias en PDF es una buena práctica. Los inspectores del CCOF verificarán a sus proveedores en el OID durante la inspección, y las operaciones que carezcan de sistemas sólidos de verificación de proveedores pueden verse obligadas a mantener copias en PDF de los certificados.
- Antes de comprar, compruebe siempre que su proveedor está certificado para el producto que adquiere. La información histórica está disponible en OID si es necesario. Además, cada certificador conserva los certificados históricos, que pueden solicitarse si la información histórica de OID es insuficiente.