Para la mayoría de las empresas, la inspección de CCOF in situ es un día al año. Sabemos que este día puede ser estresante y le distrae de sus actividades cotidianas. Sin embargo, hay cosas que puede hacer antes y después de la inspección para asegurarse de que todo va bien, de que su certificación avanza y de que no hay obstáculos en el camino. Más consejos para reducir los costes de inspección.
He aquí algunos consejos para que el proceso de inspección sea lo más fácil y rentable posible:
Antes de la inspección
Manténgase en contacto
Devuelva las llamadas telefónicas o el correo electrónico de su inspector lo antes posible. Los inspectores se esfuerzan por agrupar las inspecciones para reducir los costes de desplazamiento a cada operación. Si responde con prontitud a su inspector y es lo más flexible posible en la programación, es posible que pueda ahorrar un coste significativo en los viajes de inspección.
Lea la carta de inspección previa
Antes de la inspección, el inspector le enviará una "carta de preinspección" en la que le explicará lo que hará in situ y los documentos que tendrá que revisar. Revise detenidamente la carta y póngase en contacto con el inspector si tiene alguna duda o necesita más información sobre el contenido de la carta.
Solicite una copia de la lista de comprobación de la inspección
¿Sabía que su inspector puede facilitarle una copia en blanco de la lista de comprobación que utilizará para realizar la inspección? Sólo tiene que pedirla. Puede utilizar la lista de comprobación de la inspección para realizar una autoevaluación o una miniauditoría interna con el fin de identificar cualquier área que pueda requerir atención adicional durante la inspección.
Revise su plan de sistema orgánico
Puede acceder al Plan del Sistema Orgánico (PSO) que el CCOF tiene archivado (el mismo que utilizará su inspector) en MyCCOF. Unas semanas antes de la inspección, siéntese a revisar este documento y asegúrese de que toda la información está actualizada y completa. Puede ahorrar tiempo y dinero actualizando su PSO antes de la inspección, en lugar de esperar a que el inspector esté in situ con el contador en marcha.
Después de la inspección
Preste atención a la salida Interview
Antes de que el inspector finalice la inspección, llevará a cabo una "entrevista de salida" con usted para tratar cualquier asunto que le preocupe o cualquier información adicional que necesite para completar el informe. Asegúrese de enviar lo antes posible todos los documentos (recibos, certificados de proveedores, etiquetas de productos, etc.) que el inspector solicite en el documento de la entrevista (que le dejará con usted). Esto reducirá el número de veces que tendremos que ponernos en contacto con usted después de la inspección. Si no está seguro de lo que debe enviar, póngase en contacto directamente con el inspector y pídale aclaraciones.
Revise su informe de inspección
¿Sabía que su informe de inspección está a su disposición 24/7 a través de MyCCOF una vez que su inspector nos lo ha enviado? Recibirá un correo electrónico en cuanto el informe esté listo para su consulta. Acceda a MyCCOF en su tiempo libre para ver el informe y asegurarse de que no hay errores o malentendidos en él.
Responder rápidamente a las solicitudes
Si recibe una llamada, correo electrónico o carta nuestra solicitando información adicional, responda lo antes posible para evitar pasar a la situación de Incumplimiento. ¿Necesita más tiempo para reunir la información necesaria? No hay problema. Sólo tiene que solicitar una prórroga del plazo. Su especialista en atención al cliente está a su disposición para cerrar estas solicitudes lo antes posible.
El personal del CCOF, incluidos los inspectores, se compromete a hacer que el proceso de inspección y certificación sea lo menos doloroso y lo más eficaz posible, garantizando al mismo tiempo que mantenemos el estándar de oro de la integridad orgánica. Esperamos trabajar con usted ahora y en el futuro, y le animamos a que se ponga en contacto con nosotros en cualquier momento con sus sugerencias, comentarios, preocupaciones o preguntas. Queremos ayudarle.
