¿Qué sucederá en mi inspección orgánica?

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Antes de la inspección:

  • Plan de sistema orgánico (OSP): este es el documento central de la certificación orgánica. El OSP debe estar completado antes de la inspección. El inspector comparará su OSP con sus observaciones, entrevistas y auditoría de registros. Un OSP excelente incluye todas las secciones aplicables, preguntas completamente respondidas y todos los archivos adjuntos necesarios (por ejemplo, etiquetas, mapas de parcelas, documentación de la historia de la tierra, hojas MSDS de desinfectantes, listas de semillas y material de plantación no orgánicas, etc.). Se debe prestar atención especial a los problemas de cumplimiento, como los cultivos de amortiguamiento, el uso de productos químicos de la caldera, la documentación de limpieza para el equipo de procesamiento, la preservación de la identidad y el camino de auditoría para las operaciones mixtas. Un OSP preciso y completo ayudará a guiar al inspector a través de su operación, delineando claramente cómo su operación cumple con los estándares orgánicos y qué precauciones existen para evitar la contaminación y la mezcla.
  • Programación de inspección: Los miembros pueden ayudar a controlar los costos de inspección en ser flexibles y receptivos al programar la inspección. Esto ayuda a los inspectores hacer las inspecciones en grupo, que reduce así los costos de viaje, que se transfieren a los miembros. Los inspectores frecuentemente intentan arreglar un día completo de inspecciones. Los inspectores dedican una cantidad sorprendente de tiempo a esto, ya que puede volverse complejo. Pocos inspectores facturan todo el tiempo que realmente pasan la programación, pero tienen derecho a hacerlo. Devuelva las llamadas del inspector inmediatamente e intente ser flexible en la programación.
    • ¿Nuevas parcelas, instalaciones, equipos u otros cambios? Presente los cambios en su operación directamente a CCOF en inbox@ccof.org o por correo o fax con suficiente tiempo antes de su inspección. Las solicitudes de nuevas parcelas e instalaciones deben ser revisadas por CCOF antes de la inspección. No espere hasta el día de su inspección para presentar la documentación para añadir nuevo terreno o las solicitudes de nuevas instalaciones. Consulte nuestras Instrucciones para Añadir Nuevo Terreno y nuestra forma de Cambio de Dirección, Instalación, o Equipo para obtener más detalles. Esto asegurará que su inspección sea eficiente y reducirá potencialmente sus costos. Si tiene preguntas sobre cualquier cambio que pueda afectar a su cumplimiento, consulte a su Especialista en Servicios de Certificación antes de su inspección.
  • Preparación: Pregunte al inspector qué quiere ver, con quién quiere hablar y qué registros y copias debe tener preparados. CCOF ofrece listas de preparación para cada tipo de operación. Si quiere que se le envíe una copia de esta carta por correo electrónico, solicítela.
    • Alinee las personas y los sitios de inspección. Determine con qué personal quiere reunirse el inspector y asegúrese de que estén disponibles. Organice el acceso a todas las áreas de almacenamiento de materiales, las salas de manejo de alimentos orgánicos, parcelas agrícolas e instalaciones de manejo fuera de la granja certificadas bajo su operación.
  • Registros: La auditoría de registros puede ser la parte más larga de la inspección. Las operaciones con registros claros y completos tendrán inspecciones más rápidas. Algunas operaciones complejas tienen registros que son más fáciles de revisar que algunas operaciones simples. Los registros relevantes para la certificación orgánica generalmente se dividen en dos categorías: registros de trazabilidad y la integridad orgánica.
  • Los "Registros de Trazabilidad" incluye todos los registros de compras, movimientos internos y ventas de insumos, ingredientes, productos intermedios y productos finales. Tenga estos registros organizados y accesibles. El inspector probablemente se enfocará en los registros del año pasado, pero el NOP exige que todos los registros se guarden durante cinco años, por lo que también debe ser accesible.
    • Los productores deben preparar una copia de su Informe de Insumos de Granja Orgánica (OFIR) (ver ejemplo), para mostrar todos los insumos desde la última inspección. Si hay muchas aplicaciones de insumos redundantes, puede preparar un resumen del OFIR que enumere cada material aplicado.
    • Las operaciones mixtas (orgánicas y no orgánicas) deben separar los registros orgánicos para que sean más accesibles y fáciles de entender.
    • Los procesadores y manejadores deben estar preparados para rastrear los productos finales a través de las etapas de procesamiento hasta los ingredientes iniciales.
    • El inspector debe comprender los registros de trazabilidad antes de poder comprobarla. A menudo, los inspectores tienen que investigar y hacer muchas preguntas para comprender los registros de trazabilidad. Esté preparado para explicar cómo funciona sus registros de trazabilidad. Prepare un diagrama si su rastreo si es complejo. Enseñe al inspector cómo funcionan sus registros; esto hará su trabajo más fácil y más rápido.
    • A menudo se requieren registros de integridad orgánica para documentar las medidas utilizadas para prevenir posibles incumplimientos, como la mezcla o la contaminación de materiales prohibidos. Los equipos que entran en contacto con productos no orgánicos o que están expuestos a sustancias prohibidas como pesticidas o agentes de limpieza requieren un registro de limpieza para cada uso orgánico (por ejemplo, contenedores de cosecha, tráileres de transporte, líneas de empaque, equipos de procesamiento, tanques de retención, etc.). Los cultivos de amortiguamiento (buffer) o productos purgados requieren registros de eliminación. Si usa semillas no orgánicas, mantenga un diario de su búsqueda de semillas orgánicas. Registre sus llamadas a proveedores de semillas (fecha, proveedor, resultado) y sus búsquedas en catálogos de semillas o sitios de web. Evite que el inspector tenga que preguntarle, parte por parte, por todas estas cosas. Si anticipa este tipo de situación, tenga preparado su plan de gestión y los formularios de registros adecuados.

 
Durante la Inspección

  • Enfóquese en la inspección. Limite las distracciones, como llamadas telefónicas u otras interrupciones.
  • Manténgase en el tema. El inspector debe colectar y verificar muchos tipos de información específica. Su inspector lo hará en una secuencia más o menos organizada. Sea consciente del tema que trata el inspector y ayúdele a recopilar la información pertinente.
  • Explique cómo su operación cumple con los estándares orgánicos, cómo se previene posibles incumplimientos y cómo funciona sus rastros de auditoría. Cuando se trata de posibles incumplimientos (por ejemplo, áreas de amortiguamiento, equipo compartido), el inspector necesita información detallada y clara.

 

Después de la Inspección

  • Envíe de inmediato toda la información adicional solicitada, como secciones adicionales del OSP, documentación de la historia del terreno o cartas de vecinos sobre el uso de materiales prohibidos. El inspector le dará un plazo para enviar los documentos, de modo que puedan ser enviados directamente al inspector para ser incluidos con el reporte. Una vez transcurrido el plazo, deben enviarse a inbox@ccof.org. Póngase en contacto con su inspector y/o Especialista en Servicios de Certificación para determinar qué es lo mejor.

Al estar informado y preparado, puede trabajar sin problemas y con eficacia en colaboración con el inspector. Ayude al inspector a entender cada parte de su operación. Proporcione la información que necesitan sobre cada tema, y recuerde, ¡todo depende de un buen Plan de Sistema Orgánico!

Para más información, vea ¿Por qué necesito una inspección orgánica? y ¿Cómo puedo controlar el costo de mi inspección orgánica?

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